مقدمـــــة :

إن تنظيم وتطوير أساليب العمل وتبسيط إجراءاته هى عملية يتم من خلالها دراسة وتحليل إجراءات العمل الحالية للتأكد من الدورة المستندية للعمل، وذلك من خلال عمل خرائط لتدفق إجراءات العمل للتعرف على الإختصاصات وطول قنوات الإنتظار والحاجة إلى مدى القيام بتلك الخطوات كعمليات منفصلة وغيرها من جوانب التحليل بهدف الوصول إلى الإجراء الأمثل لتحقيق متطلبات العمل من أجل توفير الوقت والجهد وزيادة الكفاءة الإنتاجية للعاملين ورفع روحهم المعنوية وتحسين مستوى الخدمة التى تقدمها الإدارة للمستفيدين من تلك الخدمات..
 

 الأهـــــــداف :

يهدف هذا البرنامج إلى تزويد المشاركين بالمعارف والمعلومات الخاصة بتطوير أساليب وإجراءات العمل لتحسين اتجاهاتهم وتنمية مهاراتهم فى مجال تحليل ودراسة الإجراءات الإدارية ليصبحوا قادرين على المساهمة فى عمليات تبسيط الإجراءات فى دوائرهم وتيسير حصول المستفيدين والمستثمرين على الخدمات المقدمة مع أفضل أداء ممكن، و سيتم التركيز على التمارين العملية والتطبيقات الموضوعية والمناقشات الجماعية وورش العمل ومختبرات نموذجية عن تعقيدات إجراءات العمل وإعادة تقييم وتبسيط والحد من الأعمال غير الضرورية ، وبنهاية هذا البرنامج ستكون قادراً على :

• تحديد الفوائد الرئيسية لتطوير اساليب العمل وتحسين إجراءاته.

• التعرف على إجراءات العمل وأهدافها وخصائصها وأساليب ترتيبها.

• تطبيق الأسس والأساليب المناسبة لتبسيط الإجراءات.

• إدراك أهمية هندسة تبسيط الإجراءات وعلاقتها في تحسين الإنتاجية الفردية والتنظيمية.

• الإعتراف بدور تصميم المكاتب وتصميم وإدارة النماذج في تبسيط إجراءات العمل.

• تطوير عمليات القياس والتحسين.

• تحديد تقنيات تحسين الجودة المفيدة للتحسين المستمر.

• مناقشة أهمية معايير الجودة ونماذجها المختلفة.

المحتويــــــات الأساسيــــــة :

الوحدة الأولى : تبسيط العمل ( المفهوم والأهمية )

• دراسة وتحليل مخطط توزيع العمل.

• دراسة إعادة تقسيم عبء العمل وإعادة توزيع الوظائف.

• كيفية تبسيط الإجراءات لتحسين الإنتاجية.

• خطوات تحسين وتبسيط واختصار النماذج والخطوات.

• مراحل تحسين التخطيط الداخلى لمكان العمل.

• كيفية زيادة تمكين العاملين وزيادة الأداء البشرى.

• كيفية تطوير بيئة عمل أفضل وتخفيض الهدر وضياع الوقت والعمل المعتاد.

• أساليب تحسين كفاءة وفعالية الموظفين.

• تحسين كفاءة النماذج.

• ورش وحالات عملية.

الوحدة الثانية : أعراض وتشخيص تعقيدات إجراءات العمل

• تراكم العمل.

• الخطوات متعددة المراحل.

• القوة العاملة غير المنتجة.

• الرجوع إلى أعداد كبيرة من الملفات.

• التنقلات الكثيرة للموظفين.

• المراحل المتعددة للرقابة والمراجعة.

• التوقيعات والموافقات / النسخ غير الضرورية أو التى لا معنى لها.

• حالة نموذجية للشكليات، وإجراءات العمل والنماذج المعقدة.

• ورش وحالات عملية.

الوحدة الثالثة : مراحل تطبيق تطوير نظم العمل وتبسيط الإجراءات

• الهيكلة التنظيمية وأساليب تحليلها وتحديد مجالات القوة والضعف.

• التنظيم والأساليب ( الأهمية، الأهداف، المهام ).

• الجوانب الإنسانية فى التنظيم والأساليب.

• طرق تحديد الإجراءات الجديدة بالمنظمة.

• طرق توثيق الإجراءات الجديدة وإعداد دليل الإجراءات.

• مخططات العمليات وخرائط التدفق.

• طريقة شبكات الأعمال فى تصميم العمليات وتطويرها.

• إعداد الخطوات التفصيلية لتنفيذ العمليات.

• ورش وحالات عملية.

الوحدة الرابعة : إستخدام خرائط سير العمل لتبسيط الإجراءات

• الخرائط التفصيلية لمعالجة المعلومات.

• الخرائط التفصيلية لسير العمل المبسط.

• خرائط إجراءات متعددة الأعمدة.

• إعداد وتحليل خرائط سير العمل.

• تبسيط الإجراءات واقتراح التغييرات.

• مبادئ (Lean) لتبسيط الآليات.

• إعداد الخرائط الموجزة للعملية.

• تحديد السجلات والنماذج المطلوبة فى كل خريطة.

• تحليل العمل وإكتشاف الإجراءات المضافة والزائدة وتغييرها.

• إعداد الدورة المستندية الجديدة للإجراء وتوثيقها، وتصميم النماذج والسجلات المطلوبة لها.

• ورش وحالات عملية.

الوحدة الخامسة : إعداد الأدلة فى تبسيط الإجراءات

• التعرف على دور الأدلة فى تبسيط الإجراءات.

• إستخدام أدوات تقنية المعلومات فى تطوير وأساليب العمل وتبسيط الإجراءات مثل :

                          أدوات المحاكاة                                                Simulation

                          مخططات التدفق                                         Flow Diagrams  

                           تحليلات العمل                                             Work Analysis

                          برمجيات تدفق العمل                              Workflow Software

                           أدوات أخرى مثل                                 Internet & Intranet

الوحدة السادسة : تقنيات التحسين المستمر

• المقارنة المرجعية    Benchmarking

• العصف الذهنى  Brainstorming

• قواعد إستخدام مخطط العلاقات

• خطوات إستخدام خرائط تدفق العمليات

• خطوات إستخدام تحليل سوات

• طريقة إستخدام مخطط هيكل السمكة

• خطوات إستخدام خريطة باريتو  Pareto Chart

• وضع الأهداف الذكية للتحسين المستمر  SMARTER

الوحدة السابعة : مفاهيم إعادة هندسة العمليات الإدارية

• متطلـبات إعادة هندسة العمليات.

• مراحل إعادة هندسة العمليات.

• اتخاذ القرار بإعداد هندسة العمليات الإدارية.

• التنظيم والتدريب على إعادة هندسة العمليات الإدارية.

• تحديد الرسالة والرؤية المستقبلية.

• تشكيل فريق العمل لإعادة هندسة العمليات الإدارية.

• تقسيم الأنشطة إلى عمل وإهدار.

• تحلــــيل الكفــــــاءة.

المرشحون للحضور :

سيكون هذا البرنامج مهما للكثيرين من الراغبين فى تطوير أساليب العمل وتحسين إجراءاته وعلى وجة الخصوص ( مديرو الأقسام، مشرفو الفرق، مديرو الموارد البشرية، مديرو التدريب والمسئولون عن خدمة العملاء ).